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Für das Abrufverfahren und bei der Bereitstellung der hierfür benötigten technischen Einrichtungen sind – neben den für die Tätigkeit der abrufenden Stellen geltenden allgemeinen Vorschriften – folgende Maßnahmen zu beachten:

1.         Das zugeteilte Kennwort ist vor unberechtigtem Zugriff geschützt aufzubewahren. Das Kennwort darf nicht auf eine Funktionsseite gelegt werden. Erhält eine unbefugte Person Kenntnis vom Kennwort, ist hiervon die genehmigende Stelle unverzüglich zu unterrichten. Im übrigen sind die Hinweise des Landesbeauftragten für Datenschutz vom 15.9.2000 über den Umgang mit Passwörtern zu beachten.

2.         Die Speicherung des Grundbuchinhalts darf nur erfolgen, wenn dies nach den gesetzlichen Vorschriften zulässig ist (§ 80 Grundbuchverfügung). Demnach sind besondere Vorkehrungen dafür zu treffen, dass die auf dem lokalen System gespeicherten Daten nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.

3.         Werden im automatisierten Abrufverfahren gewonnene Daten auf externen Datenträgern gespeichert, sind diese vor unberechtigtem Zugriff geschützt aufzubewahren. Vor der Entsorgung oder Weitergabe ausgesonderter Datenträger, auf denen Daten des Grundbuchinhalts gespeichert waren oder sind, sind die gespeicherten Daten physikalisch oder so zu löschen, dass keine Rückschlüsse auf vorher gespeicherte Daten möglich sind. Für den Fall, dass diese Vorgehensweise nicht möglich ist, sind Datenträger unbrauchbar zu machen.

 4.        Durch Maßnahmen der Zugangskontrolle ist zu verhindern, dass Unbefugte Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen haben, die technisch für den Anschluss zum automatisierten Abrufverfahren ausgerüstet sind oder auf denen im automatisierten Abrufverfahren gewonnene Grundbuchdaten gespeichert sind.

 5.        Beim automatisierten Abrufverfahren ist darauf zu achten, dass Unberechtigte keine Kenntnisse vom Bildschirmarbeitsplatz über Grundbuchdaten erhalten. Auch bei nur kurzzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes ist die Anwendung zu beenden, damit ein Weiterarbeiten erst nach erneuter Eingabe des Kennworts möglich ist.

 6.        Bei der Wartung der Datenverarbeitungsanlage ist sicherzustellen, dass Daten über Grundbuchinhalte, die auf dem System gespeichert sind, dem Wartungspersonal nicht zur Kenntnis gelangen. Gleiches gilt für Fernwartung.

 7.        Mitarbeiter des Teilnehmers, die Tätigkeiten im automatisierten Abrufverfahren ausführen oder denen die Betreuung der technischen Geräte für das automatisierte Abrufverfahren übertragen ist, sind zur Einhaltung der vorstehenden Maßnahmen zu verpflichten.

 Im Einzelnen wird auf § 126 Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 der Grundbuchordnung verwiesen.

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